[Excel Cơ Bản] - ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU CƠ BẢN TRONG EXCEL

ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU CƠ BẢN TRONG EXCEL



Định dạng dữ liệu cơ bản
Mặc định thì Excel sẽ luôn định dạng bất kì những gì bạn gõ vào 1 ô với kiểu General. Excel cũng hỗ trợ rất nhiều kiểu định dạng mà các bạn có thể bấm ngay vào ô Format như trên hình và trọn. Trong hình minh hoạ, các bạn có thể thấy được, cùng 1 dữ liệu – con số 0,234, với mỗi kiểu định dạng chúng ta sẽ thấy con số này được thể hiện khác đi.
Thủ thuật: muốn biết được dữ liệu thực sự đằng sau 1 ô là gì, chúng ta cần nhìn vào thanh công thức.
1, Căn chỉnh, định dạng dữ liệu trong bảng tínhNếu bạn đã xem lượt bài về Microsoft Word thì hẳn các bạn cũng nắm được một số kiến thức cơ bản về việc căn chỉnh văn bản. Vì chúng ta làm việc với bảng tính chủ yếu là tính toán nên căn chỉnh không nhiều, nhưng cũng phải đủ để người khác xem các bảng biểu của bạn có thể nắm được cấu trúc của nó.

Chỉnh sửa dữ liệu trong ô: có 3 cách sau

- Click đúp chuột trái vào ô cần sửa

- Chọn ô cần sửa rồi nhấn phím F2

- Chọn ô cần sửa và sửa nội dung của ô trên thanh Formular Bar

Nếu muốn căn chỉnh, định dạng cho phần nào thì trước tiên bạn phải bôi đen phần đó. Các bước tiếp theo làm như sau:

a, Định dạng kiểu dữ liệu hiển thị:

Vào Format -> Cells… -> Number
Genaral: kiểu mặc định cơ bản khi bạn nhập vào.

Number: kiểu số có phân biệt phần thập phân với
  • Decimal places: số chữ số hiển thị sau phần thập phân
  • Use 1000 Separator (,): có sử dụng dấu (,) ngăn cách giữa các phần nghìn hay không 
  • Negative numbers: định dạng cho phần số âm.
Currency, Accounting: kiểu tiền tệ 
  • Symbol: kiểu tiền tệ các nước
Date: kiểu ngày tháng

Time: kiểu thời gian

Percentage: kiểu phần trăm

Fraction: kiểu phân số

Scientific: kiểu số viết tắt

Text: kiểu chữ

Special: kiểu đặc biệt

Custom: kiểu người dùng tự định dạng

Ví dụ: bạn muốn định dạng ngày tháng hiển thị (số hiển thị có thể khác với thực chất số bạn nhập vào) ở dạng ngày/tháng/năm: định dạng trong Custom là dd/mm/yyyy (d- day, m- month, y- year)

b, Căn chỉnh, định dạng dữ liệu trong ô:

Vào Format -> Cells… -> Alignment
Text alignment: căn chỉnh lề cho dữ liệu
  • Horizontal: căn chỉnh theo chiều ngang của ô
            + General: mặc định theo dữ liệu nhập vào là chữ hay số
            + Left (Indent): căn theo bên trái ô
            + Center: căn vào giữa ô (chiều ngang)
            + Right (Indent): căn theo bên phải ô
            + Fill: lấp đầy ô bằng chính dữ liệu đã có trong ô
            + Justify: căn đều 2 bên
            + Center Across Selection: căn giữa theo vùng được chọn (vùng bôi đen)
  • Vertical:
            + Top: căn theo mép trên của ô
            + Center: căn nằm ở giữa ô (chiều dọc)
            + Bottom: căn theo mép dưới ô
            + Justify: căn đều
            + Distributed: tự căn định dạng.
Text control:
  • Wrap text: cho phép dữ liệu tự xuống dòng trong ô (nếu bạn muốn xuống dòng dữ liệu theo ý mình thì đặt con trỏ trước vị trí cần xuống dòng và nhấn Alt + Enter) 
  • Shrink to fit: tự động co nhỏ dữ liệu khi ô bị thu nhỏ lại 
  • Merge cells: trộn ô
Right-to-left: hướng viết văn bản
  • Context: tuỳ thuộc dữ liệu nhập vào 
  • Left-to-right: viết từ trái sang phải 
  • Right-to-left: viết từ phải sang trái
Orientation: định hướng hiển thị văn bản nằm ngang hay nằm dọc theo ô, có thể chỉnh dữ liệu nằm chéo bằng cách kéo trục text hoặc chọn độ quay của text ở ô Degrees phía dưới.

c, Định dạng Font

Vào Format -> Cells… -> Fonts
Phần này tương tự như Word với:

Font: định dạng font

Font style: định dạng kiểu chữ nghiêng, đậm hay thường

Size: định dạng cỡ chữ

Underline: kiểu gạch chân

Color: màu chữ

Effects
  • Strikethrough: định dạng gạch ngang giữa chữ 
  • Superscript: chỉ số trên 
  • Subscript: chỉ số dưới
d, Định dạng viền ô, viền bảng:

Vào Format -> Cells… -> Border
Presets: định vị trước cho viền
  • None: không có viền 
  • Outline: định dạng đường viền ngoài 
  • Inside: định dạng đường viền trong 
Border: định đạng dường viền chi tiết với nét trên, nét dưới, nét trái, nét phải, nét sổ dọc giữa và nét sổ ngang giữa.
Line: kiểu đường viền
  • Style: các kiểu đường viền 
  • Color: màu cho đường viền
e, Nếu muốn định dạng màu cho ô thì vào Format -> Cells… -> Patterns và chọn màu.

Ngoài ra, nếu muốn định dạng nhanh bạn có thể sử dụng các chức năng sẵn có trên thanh công cụ Formatting để định dạng
2, Xoá toàn bộ định dạng đã làm

Trong trường hợp bạn đã định dạng xong nhưng lại muốn xoá định dạng đi để làm lại (xoá không mất dữ liệu) bạn làm như sau:

- Bôi đen toàn bộ dữ liệu muốn bỏ định dạng
- Vào Edit -> Clear -> Format

3, Cách thức tính toán và sao chép công thức trong Excel

a, Nhập công thức tính toán:

Nếu bạn muốn tính toán với giá trị của ô nào thì sử dụng địa chỉ của ô đó để tính toán

Ví dụ: Bạn muốn cộng 2 số ở địa chỉ B5 và địa chỉ C5 với nhau thì công thức tại ô cần đặt kết quả là =C5+B5 (không nhất thiết phải nhớ địa chỉ của các ô, bạn chỉ cần gõ dấu bằng (=) sau đó click chuột vào ô B5, gõ tiếp dấu cộng (+) rồi click chuột vào ô C5, cuối cùng nhấn Enter bạn sẽ có được kết quả)
b, Sao chép công thức:

Nếu với một bảng biểu như hình trên, bạn không phải tính cộng cho từng dòng của bảng mà chỉ cần nhập công thức ở một ô duy nhất trong cột kết quả. Sau khi nhập xong công thức và nhấn Enter, đưa chuột vào góc dưới bên phải của ô (trỏ chuột xuất hiện là dấu cộng màu đen) vừa nhập giữ chuột trái vừa kéo lên trên hoặc xuống dưới (có thể kéo theo hàng ngang nếu kết quả nằm ở hàng ngang)

- Bài viết được chia sẽ trên trang www.tuhocexcel.net , Nếu chia sẽ vui lòng ghi rõ nguồn gốc bài đăng.
- Mọi thắc mắc, góp ý vui lòng mail về địa chỉ : tuhocexcel2018@gmail.com
hoặc liên hệ qua : http://www.tuhocexcel.net/p/lien-he-tu-hoc-excel.html
>